Software-as-a-Service (SaaS) to model dostarczania oprogramowania, w którym aplikacje są udostępniane użytkownikom za pośrednictwem internetu przez zewnętrznego dostawcę usług. Zamiast instalować i utrzymywać oprogramowanie lokalnie na komputerach lub serwerach przedsiębiorstwa, użytkownicy uzyskują dostęp do aplikacji przez sieć – najczęściej za pomocą przeglądarki internetowej. Model ten umożliwia korzystanie z pełnej funkcjonalności oprogramowania bez potrzeby zarządzania infrastrukturą techniczną po stronie klienta.
SaaS stanowi jedną z głównych kategorii usług chmurowych, obok Infrastructure-as-a-Service (IaaS) oraz Platform-as-a-Service (PaaS). W odróżnieniu od tradycyjnych rozwiązań instalowanych lokalnie, SaaS pozwala na centralne zarządzanie, automatyczne aktualizacje oraz szybkie wdrażanie nowych funkcji. Użytkownicy korzystają z aplikacji według modelu subskrypcyjnego lub na zasadzie opłat za rzeczywiste użycie. Dzięki temu SaaS zyskuje coraz większą popularność w różnych sektorach gospodarki, w tym w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi.
Cechy charakterystyczne modelu SaaS
- Dostęp przez przeglądarkę internetową – użytkownicy korzystają z aplikacji SaaS za pomocą standardowej przeglądarki, bez konieczności instalowania dedykowanego oprogramowania na swoich urządzeniach.
- Rozliczenie w formie subskrypcji – opłaty za korzystanie z SaaS są zazwyczaj pobierane cyklicznie (np. miesięcznie lub rocznie), co umożliwia elastyczne zarządzanie kosztami.
-
Centralne zarządzanie i aktualizacje po stronie dostawcy – wszelkie aktualizacje, poprawki i nowe funkcje są wdrażane centralnie przez dostawcę, co eliminuje konieczność indywidualnej instalacji przez użytkowników.
-
Zalety modelu SaaS:
– Brak konieczności inwestycji w infrastrukturę IT – przedsiębiorstwa nie muszą utrzymywać własnych serwerów lub skomplikowanego zaplecza technicznego.
– Szybkie wdrożenie i skalowalność – aplikacje SaaS mogą być uruchamiane niemal natychmiast oraz łatwo dostosowywane do zmieniających się potrzeb organizacji.
– Automatyczne aktualizacje i wsparcie techniczne – użytkownicy mają dostęp do najnowszych wersji oprogramowania bez dodatkowych działań. -
Ograniczenia modelu SaaS:
– Zależność od stabilności połączenia internetowego – dostęp do usług wymaga stałego i niezawodnego internetu.
– Ograniczone możliwości dostosowania – personalizacja aplikacji SaaS bywa ograniczona w porównaniu do rozwiązań lokalnych.
– Kwestie związane z bezpieczeństwem danych – przechowywanie danych poza infrastrukturą własną organizacji może wymagać szczególnej uwagi w zakresie ochrony informacji.
SaaS a rynek pracy i HR
- Systemy do zarządzania rekrutacją – aplikacje umożliwiające automatyzację i usprawnienie procesów rekrutacyjnych, w tym publikację ofert pracy, selekcję kandydatów oraz komunikację z aplikującymi.
- Narzędzia do ewidencji czasu pracy – systemy pozwalające rejestrować obecność pracowników, rozliczać godziny pracy oraz generować raporty związane z czasem pracy.
- Platformy do zarządzania benefitami pracowniczymi – rozwiązania wspierające obsługę świadczeń pozapłacowych, takich jak ubezpieczenia, karty sportowe czy opieka medyczna.
- Systemy do prowadzenia i monitorowania szkoleń (LMS) – narzędzia do organizacji szkoleń online, śledzenia postępów pracowników oraz zarządzania certyfikatami szkoleniowymi.
Rozwój usług SaaS wywiera znaczący wpływ na rynek pracy i zarządzanie personelem w przedsiębiorstwach. Coraz szersze wykorzystanie tego modelu umożliwia firmom sprawniejsze zarządzanie procesami kadrowymi, szybsze dostosowywanie się do zmian organizacyjnych oraz efektywniejszą obsługę pracowników. Wprowadzenie SaaS do obszaru HR pozwala także na decentralizację wielu zadań, umożliwiając pracownikom i menedżerom samodzielne zarządzanie wieloma aspektami zatrudnienia.
SaaS odgrywa istotną rolę w ułatwieniu wdrażania procesów kadrowych, wspierając skalowalność oraz mobilność pracy. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorstwa mogą efektywnie zarządzać zarówno rozproszonymi zespołami, jak i dużą liczbą pracowników. Elastyczność SaaS ułatwia szybkie uruchamianie nowych funkcjonalności, integrację z pozostałymi systemami biznesowymi oraz zapewnia dostęp do narzędzi HR z dowolnego miejsca i urządzenia.
Funkcjonowanie i architektura SaaS
Model działania SaaS opiera się na udostępnianiu aplikacji, które są zlokalizowane i eksploatowane na serwerach zewnętrznego dostawcy. Użytkownicy uzyskują dostęp do tych aplikacji zdalnie, najczęściej przez przeglądarkę internetową. Jednym z kluczowych elementów architektury SaaS jest tzw. model „multi-tenancy”, który umożliwia jednoczesne korzystanie z tej samej instancji oprogramowania przez wielu klientów (organizacje), przy jednoczesnym zachowaniu separacji danych i ustawień każdego z nich. Dzięki centralizacji infrastruktury oraz zarządzania, dostawca SaaS może zapewnić wysoką dostępność, szybkie wdrażanie aktualizacji oraz optymalizację kosztów operacyjnych.
-
Sposób wdrażania i integracji:
– Elastyczne wdrożenie – aplikacje SaaS mogą być uruchamiane niemal natychmiast po wykupieniu subskrypcji.
– Integracja z innymi systemami – SaaS oferuje interfejsy API oraz gotowe konektory do popularnych systemów ERP, CRM czy narzędzi HR.
– Zarządzanie danymi użytkowników – dane są przechowywane na serwerach dostawcy, z możliwością eksportu, backupu i migracji zgodnie z potrzebami klienta. -
Bezpieczeństwo i ciągłość działania:
– Zarządzanie dostępem – stosowanie zaawansowanych mechanizmów uwierzytelniania oraz polityk uprawnień użytkowników.
– Ochrona danych – szyfrowanie danych w trakcie przesyłania i przechowywania, regularne audyty bezpieczeństwa.
– Ciągłość działania – redundancja infrastruktury, automatyczne kopie zapasowe i mechanizmy odtwarzania po awarii.
Przykłady najważniejszych aplikacji SaaS
- Workday – kompleksowy system do zarządzania kapitałem ludzkim, obejmujący zarządzanie rekrutacją, czasem pracy, benefitami i szkoleniami.
- SAP SuccessFactors – platforma HR oferująca narzędzia do zarządzania talentami, wydajnością pracowników oraz planowania sukcesji.
- Salesforce – rozbudowane narzędzie CRM, wykorzystywane również w procesach HR do zarządzania relacjami z kandydatami i pracownikami.
- Microsoft 365 – pakiet aplikacji biurowych w modelu SaaS, wspierający współpracę, komunikację oraz udostępnianie dokumentów.
- BambooHR – specjalistyczna platforma kadrowa dla małych i średnich firm, umożliwiająca zarządzanie danymi pracowników, urlopami i ocenami okresowymi.
-
Kissflow HR Cloud – narzędzie do automatyzacji procesów kadrowych, w tym rekrutacji, onboardingu i zarządzania obecnością.
-
Rodzaje wdrażanych funkcjonalności:
– Zarządzanie cyklem życia pracownika – obejmujące procesy rekrutacji, onboardingu, rozwoju i offboardingu pracowników.
– Automatyzacja procesów HR – elektroniczny obieg dokumentów, generowanie raportów oraz automatyczne powiadomienia.
– Zarządzanie czasem i obecnością – ewidencja czasu pracy, planowanie grafików oraz rejestracja urlopów.
– Zarządzanie benefitami i szkoleniami – obsługa świadczeń pozapłacowych, organizacja szkoleń oraz monitorowanie postępów rozwojowych.
– Integracja z innymi systemami – możliwość połączenia z systemami płacowymi, finansowymi czy CRM, co umożliwia kompleksowe zarządzanie personelem.